Identité et coordonnées de l’éditrice responsable du site et du traitement

Assemblée Générale des Étudiant·e·s de Louvain (AGL)
Avenue Georges Lemaitre, 35 - 1348 Louvain-la-Neuve
Email: support-elections@aglouvain.be
Téléphone : 010/45.08.88
https://www.aglouvain.be/

Introduction

L'AGL s’engage à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (« le règlement européen sur la protection des données (RGPD) »).

Définition du traitement (finalité) et base juridique

Le site internet https://elections-etudiantes-uclouvain.be a pour but de permettre aux étudiant·e·s de participer à l’élection des conseils de faculté, de site et du Conseil AGL. Cette dernière, organisée sur l'ensemble de l’Université, est l’élection des représentant·e·s étudiant·e·s constituant le Conseil de l'Assemblée Générale des étudiant·e·s de Louvain, ici dénommée «l’AGL», laquelle constitue le conseil des étudiant·e·s visé aux articles 10 à 14 du décret du Parlement de la Communauté française de Belgique, décret relatif à la participation et à la représentation dans l’enseignement supérieur en date du 21 septembre 2012 (M.B. 23 octobre 2012). Pour plus d'information, consultez le règlement électoral. Il n’y a pas de prise de décision individuelle automatisée, y compris un profilage, sur les données à caractère personnel dans le cadre des traitements réalisés par l'AGL.

Catégories des données à caractère personnel et des destinataires dans le cadre du système de vote

Afin de permettre la vérification des droits de vote des étudiant·e·s, l'AGL accède en tant que tiers à des informations d'identification sur les étudiant·e·s de l'Université transmises par l'UCLouvain (nom, prénom, FGS, NOMA, inscriptions primaires et secondaires). De plus, l'AGL utilise le système d'authentification de l'UCLouvain pour permettre la vérification de l'identité des étudiant·e·s (identifiant global UCLouvain) et l'envoi d'un courriel de confirmation de vote (email). Le serveur de vote est hébergé dans l'infrastructure de l'UCLouvain et mis à disposition par le service général du système d'information (SGSI). Aucun mot de passe des étudiant·e·s n'est stocké sur le serveur de vote, sous quelque forme que ce soit.

Du point de vue technique, les adresses IP (identifiant d'un périphérique connecté à Internet) accédant au système de vote sont utilisées pour faire aboutir la transaction en cours ainsi que pour le maintien et la sécurisation du processus de vote.

Enfin, au niveau des candidat·e·s, l'AGL accède à des informations d'identification permettant aux étudiant·e·s d'effectuer leurs choix (nom, prénom, surnom, faculté, année d'étude, CGEI, liste électorale) et de réaliser le dépouillement de l'élection (date de naissance).

L'ensemble de ces informations est accessible, au besoin et uniquement si nécessaire, aux prestataires de service du système de vote (infrastructure, application de vote, auditeur de l'élection, support informatique, générateur de captcha), sur la base d’autorisations d’accès individuel et limité, dans le cadre d'un accord de confidentialité et dans le respect du RGPD. Les données à caractère personnel des étudiant·e·s et des candidat·e·s ne sont pas transmises vers d'autres organisations ou un pays tiers.

Utilisation des cookies

Par défaut, le site de vote utilise différents types de cookies techniques strictement nécessaires à la fourniture d'un service expressément demandé par l'électeur∙rice (expression d'un vote). Ces cookies sont donc essentiels. Le système de vote n'utilise pas de cookie de publicité, de réseau social ou de mesure d'audience.

En cas de comportement identifié comme anormal, l'outil reCaptcha de Google est activé et il est demandé à l'internaute de cocher une case pour poursuivre le processus. Dans ce cadre, des cookies spécifiques à ce service peuvent être déposés par Google.

Utilisation d’outils de suivi (statistiques, tracking...)

Le site internet https://elections-etudiantes-uclouvain.be n'utilise pas d'outils de suivi externe. En interne, l'application de vote et le serveur peuvent enregistrer votre navigation pour faire aboutir la transaction en cours, pour le maintien et la sécurisation du processus de vote ainsi que pour permettre au support d'aider les étudiant·e·s à soumettre leurs votes.

Durée de conservation des données à caractère personnel dans le cadre du système de vote

Les données à caractère personnel des étudiant·e·s et des candidat·e·s sont conservées dans le système de vote jusqu'à la fin du processus électoral, c'est-à-dire jusqu'à la fin de la période de recours à la suite de la publication des résultats de l'élection. Pour plus d'information, consultez le règlement électoral. Les logs (serveur, application) obtenus automatiquement lors d'une connexion au site Internet et qui contiennent des adresses IP sont conservés pour une durée de 6 mois après la fin du processus électoral électronique (fermeture du système de vote électronique).

Droits des personnes concernées (étudiant·e·s et candidat·e·s)

Dans le cadre de la protection de vos données personnelles, vous disposez, sous réserve de conditions limitatives (respect de la loi par exemple), d’un droit d’accès à celles-ci, d’un droit de rectification lorsque ces données sont inexactes ou incomplètes, d’un droit à la limitation du traitement de vos données, d’un droit d’opposition, d’un droit à l’effacement et d’un droit à la portabilité. Afin d’exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection de vos données à caractère personnel, merci d’envoyer un mail à l’adresse support-elections@aglouvain.be en étant le plus précis possible quant à l’objet de votre demande.

Si, après nous avoir contacté·es pour demander à exercer vos droits, vous estimez ne pas avoir obtenu satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’autorité de contrôle pour la Belgique est : Autorité de protection des données (APD) - Rue de la Presse, 35 - 1000 Bruxelles.